Alte Ordner einscannen

Im Rahmen der Einführung von digitalen Tools wie der gesund App zur papierlosen Anamnese, möchten Ärzte häufig auch Ihre alten Papierordner loswerden. Sie stehen dann regelmäßig vor der Herausforderung dies bei latentem Personalmangel trotz des Alltagsgeschäfts zu bewältigen. Ein guter Partner kann dabei unterstützen.

Vorteile von eingescannten Unterlagen

Das Einscannen von papierhaften Ordnern kann mehrere Vorteile haben:

1. Platzersparnis: Digitale Dokumente nehmen viel weniger Platz ein als physische Dokumente. Indem man papierhafte Ordner einscannt, kann man Platz sparen und das Büro oder den Arbeitsplatz übersichtlicher gestalten.
2. Einfache Archivierung: Digitale Dokumente lassen sich leichter archivieren und organisieren als physische Dokumente. Mit einer guten Ordnerstruktur und einer geeigneten Software können digitale Dokumente schnell gefunden und aufgerufen werden.
3. Zeitersparnis: Das Suchen und Sortieren von physischen Dokumenten kann zeitaufwendig und mühsam sein. Durch das Einscannen und Digitalisieren von Dokumenten kann man Zeit sparen und effizienter arbeiten.
4. Sicherheit: Digitale Dokumente lassen sich leichter sichern und schützen als physische Dokumente. Indem man papierhafte Ordner einscannt und die digitalen Dokumente an einem sicheren Ort speichert, kann man sie vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung schützen.

Insgesamt kann das Einscannen von papierhaften Ordnern dazu beitragen, die Effizienz, Organisation und Sicherheit von Dokumenten zu verbessern.

Durchführung

Das Einscannen von Ordnern erfordert einige Vorbereitungen und Überlegungen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Hier sind einige Tipps, um Ordner am besten einzuscannen:

1. Auswahl des richtigen Scanners: Es gibt verschiedene Arten von Scannern, wie z.B. Flachbettscanner, Dokumentenscanner und Multifunktionsgeräte. Für das Einscannen von Ordnern eignen sich meistens Dokumentenscanner, die speziell für den schnellen und zuverlässigen Scan von Papierdokumenten entwickelt wurden.
2. Vorbereitung der Dokumente: Bevor man mit dem Scannen beginnt, sollten alle Dokumente geordnet und entklammert werden. Lose Blätter sollten mit einer Heftklammer zusammengehalten werden, um ein versehentliches Verrutschen zu vermeiden. Falls nötig, können beschädigte oder gefaltete Dokumente geglättet oder repariert werden.
3. Einstellung des Scanners: Je nach Scannermodell und Software gibt es unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten für Auflösung, Farbtiefe und Dateiformate. Für das Einscannen von Ordnern empfiehlt es sich, eine höhere Auflösung (300-600 dpi) und eine Schwarz-Weiß-Farbgebung zu wählen, um eine gute Lesbarkeit der Dokumente zu gewährleisten und die Dateigröße im Rahmen zu halten.
4. Benennung der Dateien: Um eine einfache Identifikation und Wiederherstellung der Dokumente zu ermöglichen, sollten die Dateien sinnvoll benannt und in passende Ordnerstrukturen eingeordnet werden. Hier empfiehlt sich eine einheitliche Namenskonvention, die beispielsweise das Datum, den Patientennamen und die Art des Dokuments umfasst.
5. Sicherung der Daten: Nach dem Einscannen sollten die Dokumente in einer sicheren und verschlüsselten Cloud oder auf einer externen Festplatte gespeichert werden, um die Daten vor Verlust oder Beschädigung zu schützen.

Insgesamt ist das Einscannen von Ordnern eine effiziente Möglichkeit, um Platz zu sparen, die Dokumentenverwaltung zu verbessern und die Sicherheit von sensiblen Daten zu erhöhen. Durch die Beachtung dieser Tipps können Sie sicherstellen, dass Sie ein optimales Ergebnis erzielen.

Dienstleister auswählen

Wenn Sie einen Dienstleister zum Einscannen von Ordnern auswählen möchten, sollten Sie folgende Schritte berücksichtigen:

1. Recherche: Suchen Sie online nach Dienstleistern in Ihrer Region, die Dokumentenscanning anbieten. Lesen Sie Kundenbewertungen und schauen Sie sich die Erfahrung und das Feedback anderer Kunden an.
2. Kontaktieren Sie den Dienstleister: Nehmen Sie Kontakt auf und stellen Sie Fragen zu ihren Leistungen und Kosten. Fragen Sie nach Beispielen für ähnliche Projekte, die sie durchgeführt haben, und ob sie Referenzen von früheren Kunden haben, die Sie kontaktieren können.
3. Kosten: Fragen Sie nach den Kosten für die Dienstleistung. Oftmals werden die Kosten pro Seite berechnet, aber es gibt auch andere Faktoren wie die Art der Dokumente und die Anzahl der Ordner, die einen Einfluss auf den Preis haben.
4. Erfahrung und Technologie: Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister über ausreichende Erfahrung in der Dokumentenscanning verfügt und die notwendige Technologie besitzt, um die Ordner sicher zu scannen. Fragen Sie nach den Sicherheitsmaßnahmen, die sie ergreifen, um sicherzustellen, dass die Dokumente vertraulich bleiben.
5. Zeitrahmen: Fragen Sie, wie lange der Dienstleister braucht, um Ihre Ordner zu scannen und in digitale Formate zu konvertieren. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihre eigenen Anforderungen und Deadlines.
6. Vertrag: Stellen Sie sicher, dass alle Vereinbarungen und Erwartungen klar im Vertrag festgehalten werden, bevor Sie den Dienstleister beauftragen.

Durch die Berücksichtigung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass Sie einen kompetenten Dienstleister auswählen, der Ihre Anforderungen erfüllt und Ihre Dokumente sicher und vertraulich behandelt.

Worum geht es eigentlich?

Ärzte müssen in der Regel eine Vielzahl von Dokumenten aufbewahren, um sicherzustellen, dass sie eine ordnungsgemäße medizinische Versorgung ihrer Patienten gewährleisten können. Hier sind einige der wichtigsten Unterlagen, die Ärzte aufbewahren müssen:

1. Patientenakten: Ärzte müssen detaillierte medizinische Aufzeichnungen über jeden ihrer Patienten führen, einschließlich Anamnese, Untersuchungen, Diagnosen, Behandlungen, Medikationen und Ergebnisse von Labortests. Diese Informationen sollten in chronologischer Reihenfolge und mit Datum versehen sein.
2. Medizinische Rechnungen: Ärzte müssen auch alle medizinischen Rechnungen, Quittungen und Belege aufbewahren, die mit den von ihnen erbrachten medizinischen Dienstleistungen verbunden sind.
3. Versicherungsunterlagen: Ärzte müssen auch Unterlagen über die Versicherung ihrer Patienten aufbewahren, einschließlich Informationen über Versicherungsnehmer, Versicherungspläne, Ansprüche und Zahlungen.
4. Genehmigungen und Zulassungen: Ärzte müssen sicherstellen, dass sie alle notwendigen Genehmigungen und Zulassungen von staatlichen und bundesstaatlichen Behörden haben, um ihre medizinische Praxis zu betreiben. Diese Dokumente müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
5. Arbeitsverträge und Personaldokumente: Ärzte, die Mitarbeiter haben, müssen auch Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeittabellen und andere relevante Personaldokumente aufbewahren.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente je nach Land und Rechtsordnung unterschiedlich sein können. In den meisten Fällen müssen Ärzte jedoch sicherstellen, dass sie diese Dokumente mindestens 7-10 Jahre lang aufbewahren.

Fazit

Das Einscannen von Papierdokumenten kann durch die Platzersparnis, einfache Archivierung, Zeitersparnis und höhere Sicherheit von Dokumenten sinnvoll sein. Wichtig bei der Durchführung ist die Auswahl des richtigen Scanners, die Vorbereitung der Dokumente, die Einstellung des Scanners und die Benennung der Dateien. Bei der Suche nach einem Dienstleister für das Einscannen von Ordnern sollte man auf Erfahrungen und Kundenbewertungen achten und sich über die Kosten informieren.